海外の企業と連絡を取り合う上で、英文メールの書き方に悩むビジネスマンは多くいます。
日本語のメール同様、ビジネス英語での英文メールも送信相手や内容、状況によってスタイルは
変わっていきます。
今回はビジネス英語での英文メールを作成する上で改めて確認しておきたい重要ポイントを
ご紹介します。
基本となるLevel of Politenessの問題
ビジネス英語のメールを作成する際、基本となるのはLevel of Politeness（丁寧さの度合い）の
問題です。
社内メールならそこまで重要視されることもありませんが、社外や取引先に向けて発信する場合はとても大切なポイントとなります。
Level of Politenessも一概にどれが正しいということは言えませんが、間違って使ってしまった場合先方へ対して失礼にあたることもあるので注意が必要です。Level of Politenessを判断する基準として、大きくわけて2つの視点から判断すると分かりやすいとされています。
1．誰に対して書いているか
2．何について書いているか
例えば、ビジネス英語で依頼のメールを送る場合、顧客や上司へ対してはフォーマル表現を
用います。
同僚など同じ立場の相手へはニュートラルを、部下などに対してはカジュアルな表現を用いるのが
基本です。
このようにLevel of Politenessを判断すると、文章全体に使う言葉の選定がしやすくなります。
ただし相手との関係性や状況によっては、部下や同僚にはカジュアルを使う場合や、上司であっても確認事項だけのメールならばニュートラルを選択する場合もあります。
最初のメールはフォーマルに書いて様子をみて、先方の文体に併せてどれくらいカジュアルにするかを調整するのが無難です。
頭語・結語の書き方
頭語は日本でいう「拝啓／前略」にあたります。
ビジネス英語を使ったフォーマル表現の場合は以下の頭語を使用しましょう。
【複数】Ladies and Gentlemen
【性別不明】Dear Sir or Madam
【男性／女性】Dear Sir／Dear Madam
フォーマルよりカジュアルな表現としてはDear Mr. (last name)／Dear Ms./Mrs./Miss (last name)を使っても問題ありません。
結語は結びの言葉で、日本でいう「敬具」にあたります。
頭語と結語はフォーマル度を統一するのもポイントです。
通常、結語は本文から2行あけて記載します。
【ヨーロッパ式】Yours truly,／Yours sincerely,
【アメリカ式】Truly yours,／Sincerely yours,
フォーマルを使用しない場合はヨーロッパ式、アメリカ式共に「Sincerely,」を用います。
ビジネス英語メールの注意点
■英文メールの格言「3C」
英文メールの世界には3Cと呼ばれる格言があります。
「Correct（正しく）」「Concise（簡潔に）」「Clear（わかりやすく）」です。
ビジネス英語でメールを作成する際にはこの3つのCを守った書き方を心がけ、なおかつ高いマナー
表現が出来る文章に仕上げるようにしましょう。
■ネガティブ表現を避ける
ビジネス英語では「can’t」や「don’t」のような言い回しはなるべく選びません。
基本的にネガティブな表現にならないように言い換えを試みましょう。
例えば「avoidを「keep from」などに言い換えます。
また「I am sorry」も使用を避け、可能なものは「Thanks for～」で言い換えましょう。
■省略形（I’m など）を使わない
口語と違い、文語ではあまり省略形を用いることがありません。
へたに省略語を使用すると相手側への敬意が払われていないと感じられることがあります。
日本人にはつい省略語を使ってしまう人が多くみられます。
他意はないのに相手の心象を悪くしてしまってはまずいので、ビジネス英語の上では特に注意したいです。
基本的にビジネス英語のメールでは、内容をよりわかりやすく伝えるために淡々とした表現で感情を入れないものが好まれます。
日本人はついつい余計な挨拶などが増えてしまい、「要点はなに？」と思われがちなので気をつけましょう。
